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仕事術

2018/08/27(月)

Googleカレンダーの活用法

 

FROM 安永周平

今日からまた新たに1週間が始まりました。まだまだ残暑が厳しいですが、特に月曜日は心身ともにいいスタートを切りたいものですね。ところで、あなたは日々のスケジュール管理や会議のメモには何を使っていますか?

スケジュール管理に紙の手帳を使うか、デジタルソフトやアプリを使うか…これは現在も意見が大きく分かれるところです。また、会議のメモを手帳やノートに書くか、資料に直接書き込むか、はたまたパソコンを持ち込んで打ち込むか…なんかも、自分のスタイルが確立されていない時は結構迷ったりするのではないでしょうか?

仕事が高速化するGoogleカレンダーの使い方

そこで今日は、新たな時代のスケジュール管理法について1つ紹介いたします。『仕事を高速化する「時間割」の作り方』の著者である平野友朗氏は、管理をGoogleカレンダーに一元化することで「仕事は間違いなく高速化する」と言います。僕らが小学校で習った「時間割」をGoogleカレンダーで作るんですね。

具体的には、2週間先までのスケジュールをゆるく埋めておき、当日朝に詳細を書き込みます。すると「次に何をやろうか」と考える無駄な時間がなくなります。「時間割」の通りに行動すればいいだけだけです。出張があるなら、移動時間や食事の時間、プレゼンの準備時間、撤収時間など、やるべきこと全てを「時間割」として設定します。また、アポや商談の時間が決まった時点で、その1週間前のカレンダーには「資料作成2時間」など予定をいれて時間を確保します。

予定より仕事や作業が早く終わり、10分、30分、1時間などのスキマ時間ができた時はどうするべきでしょうか? これは日頃から「スキマ時間ができたらやるべきこと」や「やりたいこと」をGoogleカレンダーのTo Doリストに書き出しておけば解決です。何をしようかと考える無駄な時間がなくなり、即行動できます。ちなみに、こうした時間を音声やビデオの学習に充てるのはオススメです♪

手帳はデジタル&メモは紙で

また平野氏は、打ち合わせや会議の時、ノートは使わないそうです。パソコンを持ち込むわけでもありません。パソコンは、モニター越しにキーボードをカタカタやっていると、相手に「メールを処理しているのではないか」「話半分に聞いているのではないか」など不快な思いをさせることになります。相手に対して失礼です。これについて賛否両論はありますが、こと営業(商談)であれば、相手が不快になる可能性があるものは避けたほうが賢明でしょう。

では、打ち合わせ内容を何にメモしているのかというと、A4サイズのコピー用紙です。手で書いたほうがイメージが膨らむし、相手とイメージを共有しながら話を進めるのにも好都合。クリップボードに10枚ほどのコピー用紙をはさんでおけばだいたい間に合うとのこと。

紙のノートは検索性が悪い

なぜノートではなくコピー用紙を使うのでしょうか?それは、彼が「メモした内容をいちいち保管しておく必要はない」と考えているからです。ノートを使うと、必要な情報と不要な情報を区別するのに時間がかかります。記録した後で、不要と思える情報に✕印をつけたり、取り消し線を引いたり…しかし、こうした行為自体が生産的でないうえに、結局、必要な情報を探すのに時間がかかります(検索性が悪い)。

では、コピー用紙のメモはどう管理しているのでしょうか? それは、メモをした情報のうち必要なものだけをGoogle カレンダーのメモ欄に入力(転記)しているそうです。すると、必要な情報だけがそこにあり、検索も容易にできる状態になります。少し手間はかかりますが、その価値は十分にあるとのこと。「メモはノートに取り、保管しておくもの」という習慣を思い切って見直したことで、仕事の効率が大きく改善したと感じているそうです。

日付と関連づけて管理する

たとえば、商談が終わって、次回のアポの時間と内容が決定し、場所はまだ未定…といった場合は、Googleカレンダーの該当する日にそれらの情報を打ち込みましょう。すると、メモは捨てるだけでよくなります。日付と関連付けられるものは全てGoogleカレンダーに入力します。そして、日付と関連付けることが難しいものは、Googleカレンダーに並べて表示できるTo Doリストに入力します。

この流れができれば、不要なメモやノートが増えることはありません。アポ当日は、そのスケジュールとともに必要な情報がGoogleカレンダーに入力されているので、それを印刷して持っていく…ということもできます。ただし、例外として、メモに取った内容のほとんどが有用で、かつGoogleカレンダーに打ち込むよりそのまま取っておいた方が便利と判断することもあるでしょう。その場合、案件ごとにクリアファイルに入れて時系列ごとなどにストックしておけば、迷うこともなくなります。

さて、いかがでしたか?手帳やノート、メモの使い方で、自分に合いそうだと思うものがあれば、ぜひ取り入れてみてくださいね。

PS
時代はデジタルですが、こんな時代だからこそ営業においては「アナログ」が強かったりします。

営業経験のなかった社長の新規開拓法

 

 

 

この記事の執筆者

安永 周平 Shuhei Yasunaga

1982年生まれ。福岡県出身。九州大学工学部卒(修士)。『THE GO-GIVER』日本公式サイトの運営責任者。

 

トヨタ自動車で4年間、生産技術のエンジニアとして勤めた後、ダイレクト出版へ入社してセールス&マーケティングの仕事に従事。3ヶ月後、グループ会社である経営科学出版の事業を任される。年商2億ほどで赤字だった事業部を1年で黒字化。1枚のセールスレターで2万人超の新規顧客を獲得した実績もあり、マネージャーとして事業部の年商7億円突破に貢献。

 

5年目に独立し、福岡で寿コミュニケーションズ株式会社を設立。現在、建設業を含む2社の経営に携わり営業チームの強化に当たる。ボブ・バーグの日本における独占ライセンシーとなり、当サイト『THE GO-GIVER』を通じて、営業、士業、中小零細企業の社長に役立つ教育事業を展開中。福岡在住。

 

 

 

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ログカテゴリー一覧

 

筆者一覧

ボブ・バーグ

『THE GO-GIVER』著者
人材開発会社バーグ・コミュニケーションズ代表
経営コンサルタント

 

安永 周平

『THE GO-GIVER』公式サイト運営責任者
寿コミュニケーションズ㈱ 代表取締役

 

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